Rechnungsprogramme für die KFZ-Werkstatt – Rechnungssoftware im Vergleich

Auf einer Werkstattrechnung stehen eben nicht nur ein paar Positionen und ein Endbetrag. Arbeitswerte, Teile aus dem Großhandelskatalog, Kennzeichen und Kilometerstand müssen zusammenpassen – bei einem Unfallschaden kommt außerdem die Abtretungserklärung für die Versicherung dazu. Ein Rechnungsprogramm für die KFZ-Werkstatt sollte diese Informationen deshalb möglichst aus dem Auftrag übernehmen, statt dass ihr sie an der Annahme jedes Mal neu eintippt. Für ein paar Rechnungen an Privatkunden reicht oft ein allgemeines Rechnungsprogramm. Sobald ihr aber mit Arbeitswerten, Teilekatalogen oder regelmäßig mit Unfallschäden arbeitet, sieht die Sache anders aus. Wir schauen uns deshalb an, was eine Werkstattrechnung wirklich können muss, wo die Unterschiede bei Zahlung, E-Rechnung und Preismodellen liegen und für welchen Betrieb welche Rechnungssoftware für Kfz-Betriebe sinnvoll sein kann.

Rechnungsprogramme für die KFZ-Werkstatt im Vergleich

Ein reines Rechnungsprogramm macht vor allem eines: Rechnungen. Die beiden Hersteller in unserer Tabelle gehen deutlich weiter. Ihre Programme verwalten Kunden und Fahrzeuge, bilden Aufträge ab und bringen je nach Paket auch Lager, Werkstattplanung, Termine oder Reifeneinlagerung mit. Die Rechnung entsteht dabei am Ende des Auftrags und ist kein isolierter Vorgang. In der Tabelle schauen wir deshalb bewusst auf die Funktionen, die für die Rechnung wichtig sind. Den restlichen Funktionsumfang findet ihr auf den jeweiligen Anbieterseiten. Und falls ihr euch fragt, ob ihr überhaupt ein komplettes Werkstattprogramm braucht: Genau darum geht es weiter unten im Abschnitt „Reicht ein normales Rechnungsprogramm für eure Werkstatt?“.

Für die Tabelle haben die beiden Hersteller unseren Fragenkatalog beantwortet; die übrigen Programme stellen wir anschließend einzeln vor. Wo möglich, haben wir die Herstellerangaben mit Produkt- und Preisseiten ergänzt. Bei WERBAS//KSR lohnt sich ein genauer Blick: NXT ist als Browserlösung für kleinere Betriebe gedacht, VCS und NET sind installierte Komplettlösungen für anspruchsvollere Werkstätten sowie Karosserie-, Lackier-, Marken- und Nutzfahrzeugbetriebe. Deshalb führen wir NXT in der Tabelle getrennt auf.

Kleiner Tipp für die mobile Ansicht: Dreht das Handy quer, dann lässt sich die Tabelle deutlich angenehmer lesen.

Wenn ihr nicht nur die Rechnung, sondern auch Werkstattplanung, Lager, Reifeneinlagerung und Kundenkommunikation vergleichen wollt, findet ihr den vollständigen Funktionsumfang und die Pakete der Anbieter auf unserer Startseite:

Was eine Werkstattrechnung wirklich leisten muss

Die Pflichtangaben nach § 14 UStG setzen wir bei allen hier vorgestellten Programmen voraus: Name und Anschrift, Steuernummer, fortlaufende Rechnungsnummer, Datum, Leistung, Entgelt und Steuersatz. Was bei einer Werkstattrechnung darüber hinaus eine Rolle spielt, ergibt sich aus den Kfz-Reparaturbedingungen. Dabei handelt es sich um eine unverbindliche Empfehlung des Zentralverbandes Deutsches Kraftfahrzeuggewerbe (Stand 01/2022), die von den Innungen an ihre Betriebe weitergegeben wird.

Arbeitsleistung, Ersatzteile und Material getrennt

Bei der Rechnung muss erkennbar bleiben, wofür der Kunde bezahlt. Die Reparaturbedingungen verlangen deshalb, dass „Preise oder Preisfaktoren für jede technisch in sich abgeschlossene Arbeitsleistung sowie für verwendete Ersatzteile und Materialien jeweils gesondert“ ausgewiesen werden. Eine Sammelposition wie „Bremsen vorne komplett 480 Euro“ ist dafür zu wenig. Besser ist: Bremsscheiben und Beläge wechseln als eine Arbeitsleistung, Bremsflüssigkeit wechseln als zweite Position und die verbauten Teile darunter jeweils mit Artikelnummer, Menge und Einzelpreis. Genau diese Trennung sollte die Software im Auftrag und in der Rechnung abbilden. Bei easyWerkstatt und WERBAS//KSR gehört sie zur Grundstruktur. Bei einem allgemeinen Rechnungsprogramm solltet ihr dagegen prüfen, ob Arbeits- und Teilepositionen tatsächlich getrennt geführt werden können oder am Ende doch alles nur als Artikel angelegt wird.

Arbeitswerte und Stundensatz

In Werkstätten wird Arbeit häufig nicht einfach in Stunden, sondern in Arbeitswerten abgerechnet. Ein AW ist dabei ein festgelegter Zeitanteil: Bei zehn AW pro Stunde entspricht ein AW sechs Minuten, bei zwölf AW sind es fünf Minuten und bei hundert AW nur 36 Sekunden. Die Vorgabezeiten für Wartung und Reparatur kommen beispielsweise aus Herstellerdaten, Richtzeit-Datenbanken oder dem Großhandelskatalog. Welchen Preis ihr pro AW berechnet, ergibt sich aus eurer eigenen Kalkulation. Auf der Rechnung kann dann etwa „Bremsbeläge vorne erneuern, 8 AW à 12,50 Euro“ stehen – bei einem 10er-AW-System entspricht das 48 Minuten Arbeitszeit.

Genau hier trennt sich ein Werkstattprogramm von einer normalen Faktura. Die Software sollte Arbeitswerte als eigene Position kennen, den Preis dafür hinterlegen und die Werte möglichst direkt aus Katalogen oder Kalkulationen übernehmen. easyWerkstatt führt Arbeitswerte im Artikelstamm und übernimmt Kalkulationen aus SilverDAT, Audatex und GT Motive per Klick in den Auftrag. WERBAS//KSR NXT übernimmt Ersatzteile aus dem Katalog „inklusive der Arbeitswerte“. Bei einem Programm ohne eigenen Positionstyp für Arbeitswerte bleibt dagegen nur der Umweg über einen normalen Artikel – die Vorgabezeit müsst ihr dann je Auftrag selbst eintragen.

Teilepositionen aus dem Katalog

Bei den Ersatzteilen sollte es im Idealfall ähnlich einfach laufen: Auftrag öffnen, passenden Fahrzeugkatalog auswählen, Teile in den Warenkorb legen – und anschließend landen genau diese Artikelnummern, Bezeichnungen und Preise im Auftrag und später auf der Rechnung. easyWerkstatt und WERBAS//KSR NXT können Warenkörbe in den Auftrag übernehmen. easyWerkstatt hat dafür knapp 300 Lieferanten und Kalkulationsprogramme angebunden; bei vielen Online-Shops funktioniert die Übernahme über die „Carta-Funktion“, bei Kalkulationen genügt ein Klick. WERBAS//KSR NXT greift unter anderem auf STAkis 4.0, Dolphin, WMKat+, Heil Kfz Teile, AAG.Online, PV:Kompass 4.0, webELEKAT 4.0 und den Würth Online Shop zu. Das Konto beim Großhändler braucht ihr natürlich weiterhin – die Software übernimmt lediglich den Warenkorb.

Auch bei Aufschlägen, Rabatten und Nebenkosten lohnt es sich, die Regeln einmal sauber zu hinterlegen. easyWerkstatt kann Aufschlag, Rabatt und Rundung übernehmen und berechnet Klein- und Hilfsmaterial automatisch. Bei Austauschteilen wie Anlassern, Lichtmaschinen oder Bremssätteln kommt das Altteilpfand ins Spiel: Wird das ausgebaute Teil zurückgegeben, wird das Pfand über eine Gutschrift wieder von der Rechnung abgezogen; die Altteilsteuer bleibt als eigene Position bestehen. Fremdleistungen wie HU-Gebühren, Lackierarbeiten oder eine Achsvermessung sollten ebenfalls separat auftauchen. Welche Programme dafür eigene Positionstypen anbieten, zeigt sich in den Kurzvorstellungen.

Fahrzeug und Kostenvoranschlag auf der Rechnung

Eine Werkstattrechnung sollte nicht nur den Kunden, sondern auch das konkrete Fahrzeug eindeutig erkennen lassen. Deshalb gehören Kennzeichen, Fahrgestellnummer und Kilometerstand sinnvollerweise auf die Rechnung. Das Umsatzsteuergesetz schreibt diese Angaben nicht ausdrücklich vor, in der Praxis sind sie aber wichtig – etwa für spätere Rückfragen, Gewährleistung oder beim Verkauf des Fahrzeugs. Bei easyWerkstatt und WERBAS//KSR ist die Rechnung deshalb direkt mit dem Fahrzeug verknüpft. Hat ein Kunde drei Fahrzeuge, gibt es auch drei Fahrzeughistorien. Die Daten kommen per Fahrzeugschein-Scan oder über HSN und TSN in den Fahrzeugstamm und können anschließend in neue Aufträge übernommen werden. Bei easyWerkstatt und WERBAS//KSR NXT ist der Scan jeweils ein Zusatzmodul.

Auch der Kostenvoranschlag sollte nicht in einer Sackgasse enden. Nach den Reparaturbedingungen wird er als schriftlicher Kostenvoranschlag verbindlich, wenn Arbeiten und Ersatzteile einzeln mit Preis aufgeführt sind. Die Werkstatt ist daran drei Wochen gebunden; vereinbarte Kosten für den Kostenvoranschlag werden mit der späteren Auftragsrechnung verrechnet. Wird der Auftrag auf dieser Grundlage ausgeführt, reicht in der Rechnung ein Verweis auf den Kostenvoranschlag. Nur zusätzliche Arbeiten müssen extra aufgeführt werden. Gute Werkstattsoftware bildet deshalb die Kette Kostenvoranschlag → Auftrag → Rechnung ab, ohne dass ihr dieselben Positionen noch einmal eintippen müsst. Bei easyWerkstatt und WERBAS//KSR gehört das zum normalen Ablauf; easyWerkstatt erzeugt aus dem Auftrag zusätzlich automatisch den Arbeitsauftrag für die Werkstatt.

Korrekturen: sechs Wochen und die GoBD

Bei Rechnungskorrekturen sollte ebenfalls kein „einfach mal ändern“ möglich sein. Nach den Reparaturbedingungen müssen Berichtigungen durch die Werkstatt und Beanstandungen durch den Kunden spätestens sechs Wochen nach Zugang der Rechnung erfolgen. Gleichzeitig verlangen die GoBD, dass gebuchte Belege nachvollziehbar bleiben. In der Praxis bedeutet das: Die ursprüngliche Rechnung bleibt erhalten und wird über eine Stornorechnung mit Gegenbuchung korrigiert. So bleiben auch die Rechnungsnummern lückenlos nachvollziehbar. Bei WERBAS//KSR NXT gehören Rechnungskorrektur und Storno zu den Basisfunktionen.

Reicht ein normales Rechnungsprogramm für eure Werkstatt?

Erstaunlich viel von einer Werkstattrechnung lässt sich auch mit einem normalen Rechnungsprogramm abbilden. Die gesetzlichen Pflichtangaben sowieso, aber auch Arbeitsleistungen, Ersatzteile und Material könnt ihr als einzelne Positionen anlegen. Rechnungen ohne Umsatzsteuer für Kleinunternehmer, E-Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD, Stornos mit nachvollziehbarer Nummerierung und Mahnwesen gehören bei vielen etablierten Anbietern ebenfalls zum Standard. Kennzeichen, Fahrgestellnummer und Kilometerstand lassen sich notfalls über Textfelder oder das Briefpapier ergänzen.

Der Unterschied zeigt sich erst im täglichen Werkstattbetrieb. Vier Dinge fehlen bei den allgemeinen Programmen typischerweise: Arbeitswerte als hinterlegte Vorgabezeit, die Warenkorbübernahme aus dem Teilekatalog, eine echte Fahrzeughistorie und die Abtretungserklärung für den Haftpflichtschaden, die sich automatisch mit Kunden- und Fahrzeugdaten füllt. Dann wird aus einem eigentlich einfachen Auftrag schnell zusätzliche Tipparbeit. sevdesk schreibt selbst in seiner FAQ, dass es „keine spezielle Fahrzeug- oder Werkstattauftragsverwaltung als eigenes Modul“ gibt; für den Fahrzeughandel fehlt dort außerdem die Differenzbesteuerung. Bei Lexware Office, sevdesk, orgaMAX, FastBill und SumUp haben wir Warenkorbübernahme und Abtretungserklärung auf den Kfz-Seiten nicht gefunden (Stand September 2026).

Für die Entscheidung reichen deshalb drei Fragen: Rechnet ihr Arbeitswerte oder hauptsächlich Pauschalen ab? Bestellt ihr Ersatzteile über den Katalog eures Großhändlers? Habt ihr regelmäßig Unfallschäden? Wenn ihr alle drei Fragen mit Nein beantwortet, kann ein allgemeines Rechnungsprogramm völlig ausreichen. Sobald mindestens einer dieser Punkte zum Alltag gehört, lohnt sich der Blick auf ein Werkstattprogramm – vor allem, weil ihr damit wiederkehrende Eingaben nicht jedes Mal von Hand erledigen müsst.

Beim Preis wird der Unterschied ebenfalls kleiner, als man zunächst vermuten könnte. Der Einstieg in ein Werkstattprogramm liegt hier bei 19 Euro netto im Monat für den Kleinunternehmer-Tarif von WERBAS//KSR NXT und bei 25 Euro bei easyWerkstatt; mit allen Steuersätzen sind es 39 beziehungsweise 49 Euro. Wer lieber einmal kauft, bekommt Faktura Kfz von scoutsystems für rund 143 Euro netto, während KfzKaufmann bei rund 167 Euro netto liegt. Zwischen einem allgemeinen Kfz-Rechnungsprogramm und einem spezialisierten Werkstattprogramm liegen damit beim Einstieg nur rund 24 Euro.

Ein Argument spricht trotzdem für die allgemeine Faktura: Die Buchhaltung ist dort häufig gleich mit an Bord. Werkstattprogramme sind dafür nicht unbedingt ausgelegt. easyWerkstatt sagt beispielsweise ausdrücklich: „Wir sind allerdings kein Buchhaltungsprogramm.“ Stattdessen gibt es DATEV-Exporte oder einen eigenen Zugang für den Steuerberater. Wenn ihr Rechnungen und Buchhaltung unbedingt in einer Oberfläche erledigen wollt und die zusätzlichen manuellen Schritte bei Fahrzeug und Teilen für euch kein Problem sind, kann ein allgemeines Programm sinnvoll sein. Welche Kandidaten dafür infrage kommen, zeigen wir weiter unten im Abschnitt „Rechnungsprogramme“.

Bezahlen: bar, mit Karte, per Überweisung oder über die Versicherung

Nach den Reparaturbedingungen wird die Rechnung bei Abnahme des Fahrzeugs und Aushändigung der Rechnung grundsätzlich zur Zahlung fällig, spätestens eine Woche nach der Fertigmeldung. Für die Praxis ist deshalb entscheidend, was nach dem Klick auf „Rechnung erstellen“ passiert: Kann das Programm die Zahlung ebenfalls abbilden, oder braucht ihr dafür noch ein zweites System? Das hängt vor allem davon ab, wie eure Kunden bezahlen.

Bar. Bei elektronischen Aufzeichnungssystemen mit Kassenfunktion greifen die Vorgaben des § 146a AO. Als Kassenfunktion gilt nach dem Anwendungserlass, wenn das System der Erfassung und Abwicklung zumindest teilweise barer Zahlungsvorgänge dienen kann. Dann sind unter anderem eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) und ein Beleg für den Kunden erforderlich; außerdem bestehen Meldepflichten. Eine offene Ladenkasse mit Kassenbericht ist davon zu unterscheiden. Ob das bloße Buchen einer Rechnung als „bar bezahlt“ bereits eine Kassenfunktion auslöst, hängt von der konkreten Ausgestaltung ab – das sollte im Zweifel mit Anbieter und Steuerberater geklärt werden. Ein Kassenbuch dokumentiert die Barbewegungen; ein echtes Kassenmodul mit TSE kann die offene Ladenkasse ersetzen.

easyWerkstatt bietet eine Kasse nach KassenSichV mit TSE als Zusatzpaket und ein Kassenbuch im Paket Buchhaltungsexport. WERBAS//KSR VCS und NET können den Kassenbetrag an „netzwerkfähige Cashterminals“ übergeben. In der Praxis gibt es beides: Werkstätten, die Bargeld wegen des zusätzlichen Kassenaufwands vermeiden, und Betriebe, die bewusst keine Kartenzahlung anbieten.

Karte. Bei Kartenzahlungen läuft die Aufzeichnung über das Terminal des Zahlungsdienstleisters. easyWerkstatt bietet mit „easyWerkstatt Payments“ ein eigenes Kartenterminal, an das die Rechnungsdaten übertragen werden; Fixkosten oder eine Grundgebühr fallen nicht an. Zusätzlich gibt es einen Online-Zahlungslink, über den Kunden vor der Abholung zahlen können. WERBAS//KSR VCS und NET binden Bezahlterminals über eine Schnittstelle an. Ohne direkte Anbindung wird die Kartenzahlung schlicht als Zahlung auf die Rechnung verbucht.

Überweisung. Besonders praktisch wird es, wenn die Software auch das Geschäftskonto einbezieht. Dann können Zahlungseingänge offenen Rechnungen zugeordnet, Teilzahlungen erkannt und überfällige Beträge markiert werden. easyWerkstatt bietet den Bankabgleich in jedem Tarif. WERBAS//KSR NXT zeigt bezahlte, unbezahlte und überfällige Rechnungen in der Zahlungsübersicht; VCS und NET führen offene Posten und Mahnwesen. Bei easyWerkstatt können Zahlungserinnerungen und Mahnungen automatisch im eigenen Layout erstellt und per Mail, WhatsApp oder Druck verschickt werden.

Versicherungsfall. Bei einem Unfallschaden bleibt die Rechnung grundsätzlich auf den Kunden ausgestellt. Beim Haftpflichtschaden tritt der Kunde seinen Anspruch gegenüber der gegnerischen Versicherung an die Werkstatt ab; die Abtretungserklärung geht zusammen mit der Rechnung an den Versicherer. Beim Kaskoschaden kommt zusätzlich die Reparaturkostenübernahmebestätigung ins Spiel, während der Kunde seine Selbstbeteiligung übernimmt. Der Rechnungsbetrag stammt meist aus dem Gutachten oder aus einer eigenen Kalkulation, etwa mit SilverDAT, Audatex oder GT Motive. Idealerweise füllt die Software die entsprechenden Formulare direkt aus dem Kunden- und Fahrzeugstamm und übernimmt die Kalkulationspositionen in den Auftrag.

easyWerkstatt erzeugt die Abtretungserklärung direkt aus dem Auftrag und übernimmt Kalkulationen aus SilverDAT, Audatex und GT Motive. WERBAS//KSR NXT bietet die Kalkulation mit silverDAT3 myClaim im Paket Karosserie und Lack; VCS und NET binden Versicherer und Schadensteuerer über Schnittstellen an. Wie detailliert die einzelnen Programme den Rechnungssplit zwischen Versicherung und Kunde abbilden – etwa Selbstbeteiligung, Kürzungen des Versicherers oder Umsatzsteuer beim vorsteuerabzugsberechtigten Kunden – und ob sich ein Gutachten als PDF in einzelne Positionen umwandeln lässt, geht aus den Herstellerunterlagen nicht hervor (Stand September 2026). Diese Punkte solltet ihr deshalb vor dem Kauf konkret abfragen.

E-Rechnung, Kleinunternehmer und die 250-Euro-Grenze

Bei der E-Rechnung hält sich der Satz „seit 2025 Pflicht“ hartnäckig. Ganz falsch ist er nicht, aber für Werkstätten fehlt dabei ein wichtiger Teil. E-Rechnungen empfangen können müsst ihr seit dem 1. Januar 2025; laut den FAQ des Bundesfinanzministeriums gilt das für inländische Unternehmen grundsätzlich auch für Kleinunternehmer. Beim Ausstellen gelten dagegen Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen grundsätzlich noch normale Rechnungen verwendet werden, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro sogar bis Ende 2027.

Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen. Das Bundesfinanzministerium weist außerdem darauf hin, dass insbesondere private Endverbraucher nicht von den entsprechenden Ausstellungspflichten betroffen sind. Für den Privatkunden mit seinem Golf ändert sich damit nichts; anders sieht es bei der Firmenflotte eines Pflegedienstes, einem Leasingfahrzeug auf eine Firma oder dem Autohändler nebenan aus.

Eine weitere Ausnahme ist die Kleinbetragsrechnung. Bis 250 Euro reichen nach § 33 UStDV vereinfachte Angaben; die Rechnung kann weiterhin als normale Rechnung übermittelt werden. Ein Öl- oder Reifenwechsel für einen Gewerbekunden bleibt damit auch unterhalb dieser Grenze von der E-Rechnungspflicht zur Ausstellung ausgenommen. Für die Software ist es deshalb praktisch, wenn sich das Rechnungsformat je Kunde oder je Rechnung festlegen lässt.

Für die Software ist allerdings nicht nur wichtig, dass sie E-Rechnungen unterstützt, sondern auch wie. easyWerkstatt erstellt sie für deutsche Kunden automatisch und legt zusätzlich ein lesbares PDF bei; dafür muss die Buchhaltungseinstellung einmal auf „exkl. Steuer“ stehen. Bei WERBAS//KSR NXT ist die E-Rechnung enthalten, bei VCS und NET ist sie „im passenden Ablauf“ vorgesehen. Und dann gibt es noch die andere Richtung: Seit 2025 können auch Eingangsrechnungen von Großhändlern als XML eintreffen. Ob das jeweilige Programm solche E-Rechnungen anzeigen und prüfen kann, steht deshalb ebenfalls in den Kurzvorstellungen.

Wer als Kleinunternehmer nach § 19 UStG arbeitet, also im Vorjahr bis 25.000 Euro und im laufenden Jahr bis 100.000 Euro Umsatz bleibt, stellt seine Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus. In der Tabelle gibt es dafür eigene Tarife: WERBAS//KSR NXT kostet 19 Euro, easyWerkstatt 25 Euro im Monat. Die genannten Preise sind netto; als Kleinunternehmer wird die Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer zurückgeholt. Wer die Grenzen überschreitet, muss entsprechend in den regulären Tarif wechseln.

Kaufen, mieten oder im Abo nutzen?

Bevor man Funktionen vergleicht, stellt sich oft eine viel grundsätzlichere Frage: einmal kaufen oder monatlich zahlen? Bei Werkstattprogrammen findet ihr alle drei Modelle, teilweise sogar beim selben Anbieter. WERBAS//KSR VCS und NET nennen Preis und Modell allerdings nur auf Anfrage. Bei den reinen Rechnungsprogrammen ist die Einordnung einfacher: Lexware Office, orgaMAX und sevdesk laufen im Abo, Faktura Kfz wird gekauft und bizSoft bietet Kauf, Miete und Online-Variante.

Einmalkauf auf Windows

KFZ-Faktura, KfzKaufmann, Fakt2026, Faktura Kfz und WinQuick-Kfz werden als klassische Windows-Lizenzen angeboten. Die Basispreise reichen hier von rund 143 bis 599 Euro netto. Je nach Programm kommen Kasse, Schnittstellen, E-Rechnung oder weitere Arbeitsplätze als Modul oder Zusatzlizenz dazu. Auch Updates sollte man bei einem Kauf mitrechnen: Bei KFZ-Faktura bleibt die gekaufte Hauptversion unbegrenzt nutzbar, ein Update auf die nächste Hauptversion kostet für die Basisversion 129,50 Euro. Bei KfzKaufmann sind Updates freiwillig. Fakt2026 knüpft DATEV, ZUGFeRD, GDPdU und E-Rechnung an das jeweilige Versionsjahr und bietet alternativ ein Jahres-Abo für 126 Euro. KFZ-Meister verkauft das Profi-Paket für 599 Euro. Wer Tablet oder Smartphone nutzen möchte, braucht je nach Programm zusätzliche Lösungen; KFZ-Faktura bietet dafür beispielsweise den WebConnector, WinQuick-Kfz eine Hybrid-Version mit Zugriff von Windows-PCs.

Monatsmiete für lokal installierte Software

Werkstatt Office von HDS wird ausschließlich gemietet und startet beim Einzelplatz bei 25 Euro im Monat. Die Kündigungsfrist beträgt einen Monat zum Quartalsende. KFZ-Meister gibt es für die Basisversion seit 2025 ebenfalls nur noch als Monatslizenz ab 25 Euro. WinQuick-Kfz kombiniert Kauf und Miete: Die Miete beginnt bei 31 Euro im Monat und enthält Wartung und Updates ohne Mindestlaufzeit. Loco-Soft als Komplettlösung für Autohäuser startet bei 99 Euro monatlich plus einmaliger Startinvestition.

Cloud-Abo

Bei den Cloud-Angeboten laufen easyWerkstatt (ab 25 Euro), WERBAS//KSR NXT (ab 19 Euro), SmartWerkstatt (ab 25 Euro) und CATAMA (99 Euro plus 799 Euro Einrichtung) im Browser. KFZ-Faktura bietet zusätzlich eine Desktop-Cloud zur Miete. Bei easyWerkstatt kostet der Regeltarif für einen Meisterbetrieb 49 Euro; mit Kasse, Schnittstellen und Buchhaltungsexport zu jeweils 15 Euro landet ihr bei 94 Euro und damit nur knapp unter dem Komplett-Tarif für 99 Euro. In diesem sind die Zusatzpakete bereits enthalten. Weitere Nutzer kosten bei easyWerkstatt und SmartWerkstatt nichts; bei NXT sind je nach Paket drei beziehungsweise fünf Benutzer enthalten, weitere Nutzer kosten 11 Euro im Monat. Bei CATAMA sind es 6 Euro pro zusätzlichem Nutzer.

Rechenbeispiel: Kauf gegen Abo

Ein Beispiel macht die Unterschiede greifbarer. Nehmen wir die Preise von September 2026 und eine freie Werkstatt, die Katalog-Warenkörbe, eine TSE-Kasse und E-Rechnung braucht. Bei KFZ-Faktura summieren sich Basisversion und die Module für Schnittstellen, Kasse, TSE sowie Anzahlungs- und E-Rechnung auf rund 1.125 Euro einmalig für einen Arbeitsplatz. Ein Hauptversionsupdate kann später noch dazukommen. Bei easyWerkstatt kostet der Komplett-Tarif 99 Euro im Monat, also 1.188 Euro im Jahr bei monatlicher und 1.089 Euro bei jährlicher Zahlung – inklusive Updates und für beliebig viele Nutzer und Geräte.

Rein rechnerisch liegt der Kauf in diesem Beispiel nach rund elf Monaten vorne, wenn ihr ohne Hauptversionsupdate auskommt und nur einen Arbeitsplatz braucht. Sobald zwei Arbeitsplätze, Updates oder zusätzlicher Zugriff vom Tablet dazukommen, muss man beim Kauf weitere Kosten einrechnen. Dann liegen die Modelle näher beieinander. Wichtig: Die Programme können nicht exakt dasselbe – das Beispiel zeigt deshalb nur eine Größenordnung, keine 1:1-Gesamtkostenrechnung.

Windows, Cloud oder Mac

Cloud-Programme laufen im Browser und sind damit grundsätzlich auch auf macOS und dem iPad nutzbar. easyWerkstatt gibt es zusätzlich für Windows und Mac sowie als Android- und iOS-App; WERBAS//KSR NXT setzt auf den Browser und bietet keine eigene App. Die klassischen Kaufprogramme sind dagegen Windows-Software. KfzKaufmann benötigt auf dem Mac eine geeignete Windows-Umgebung, Fakt2026 setzt Windows 10 oder 11 voraus und KFZ-Faktura ist als Windows-Desktop-Installation ausgelegt. Wer in der Werkstatt mit einem Mac arbeitet, landet daher meist entweder bei einer Cloud-Lösung oder bei einer Windows-Umgebung wie Parallels.

Welches Programm passt zu welchem Betrieb?

Ob ein allgemeines Rechnungsprogramm reicht oder ihr ein echtes Werkstattprogramm braucht, lässt sich nicht pauschal beantworten. Entscheidend ist, wie euer Betrieb tatsächlich arbeitet.

Die Anbieter im Detail

Die Detailübersicht ist in zwei Gruppen aufgeteilt und jeweils alphabetisch sortiert. Zuerst kommen die Werkstattprogramme, bei denen die Rechnung aus dem Auftrag heraus entsteht. Danach folgen die klassischen Rechnungsprogramme, die sich auf Faktura und – je nach Anbieter – Buchhaltung konzentrieren. Alle Preise sind Einstiegspreise für die Rechnungsfunktion, netto und Stand September 2026. Wo ein Anbieter auch auf unserer Startseite vertreten ist, findet ihr die einzelnen Pakete und Module dort ausführlicher.

Werkstattprogramme mit Rechnungsfunktion

CATAMA

• Hersteller: 404MEDIA, Bad Wilsnack
• Rechnung: Kostenvoranschlag, Auftrag, Rechnung und Gutschrift mit Arbeitswerten, Teilen und Pauschalen. Differenzbesteuerung nach § 25a UStG. E-Rechnung und GoBD-konforme Belege.
• Zahlung und Kasse: Kassenbuch, offene Posten und Mahnwesen. Signierte Kassenbelege mit TSE-Zertifikat. DATEV-Export.
• Betrieb: Cloud im Browser, Rechenzentrum in Deutschland, zwei Benutzer im Einstiegspaket.
• Einstieg Rechnungsfunktion: 99 Euro/Monat plus 799 Euro Einrichtung. Monatlich kündbar, 5 Tage Test.

Gut zu wissen: CATAMA ist eine komplette Werkstattsoftware, deren Rechnungsmodul mitkommt. Zum Monatspreis kommt die Einrichtungsgebühr; Kassenbuch, Mahnwesen und DATEV-Export gehören zum Rechnungsprogramm.

easyWerkstatt

• Hersteller: easySAAS GmbH, Taufkirchen an der Pram (Österreich)
• Rechnung: Angebot, Auftrag, Rechnung mit automatischem Arbeitsauftrag und Abtretungserklärung. Arbeitswerte und Teile im Artikelstamm, Warenkörbe und Kalkulationen aus SilverDAT, Audatex und GT Motive per Klick. E-Rechnung für deutsche Kunden in jedem Tarif, zusätzlich als PDF.
• Zahlung und Kasse: Bankabgleich mit Teilzahlungserkennung in jedem Tarif, Kartenterminal und Online-Zahlungslink über easyWerkstatt Payments, Mahnungen per Mail oder WhatsApp. Kasse mit TSE und Kassenbuch mit DATEV-, BMD- und RZL-Export als Zusatzpakete, eigener Zugang für den Steuerberater.
• Betrieb: Cloud, App für Android und iOS, Windows und Mac. Beliebig viele Nutzer und Geräte ohne Aufpreis. Daten auf Servern in Deutschland.
• Einstieg Rechnungsfunktion: 25 Euro/Monat im Kleinunternehmer-Tarif, 49 Euro/Monat mit allen Steuersätzen. Keine Vertragsbindung, 7 Tage Test.

Gut zu wissen: easyWerkstatt versteht sich als Rechnungsprogramm für kleine und mittlere freie Werkstätten und grenzt sich selbst ab: kein Buchhaltungsprogramm, noch keine speziellen Funktionen für den Fahrzeughandel, die Zeiterfassung im Arbeitsauftrag ist in Entwicklung. Bankabgleich, Kartenterminal und Abtretungserklärung sind enthalten, die Kasse mit TSE kommt als Zusatzpaket dazu, ein Server im Betrieb ist nicht nötig.

Fakt2026

• Hersteller: Hattrick-Software
• Rechnung: Rechnungen und Projektrechnungen, „unter Einhaltung der GoBD unbegrenzt oft ändern und drucken“. Fahrzeugauswahl über HSN/TSN. Nettorechnung ohne Steuer für Kleinunternehmer. ZUGFeRD- und E-Rechnung in der Premium-Version enthalten.
• Zahlung und Kasse: Mahnungen aus den offenen Posten. DATEV- und GDPdU-Export in der Premium-Version. Kasse: keine Angabe.
• Betrieb: Windows 10/11 lokal, Netzwerk mit Server- und Client-Lizenz.
• Einstieg Rechnungsfunktion: 168 Euro einmalig je PC (Premium-Version). Laufzeit der Kaufversion unbegrenzt, Test: keine Angabe.

Gut zu wissen: Fakt2026 bindet DATEV, ZUGFeRD, GDPdU und E-Rechnung an das Versionsjahr; für die Version 2026 laufen sie bis zum 31. Dezember 2026 und lassen sich für 2027 aktualisieren. Wer nur Privatkunden hat, kommt mit einer Version länger aus.

KFZ-Faktura

• Hersteller: Nürenberg Software Solutions GmbH, Salzkotten
• Rechnung: Stammdaten für Artikel, Arbeitswerte, Kunden und Fahrzeuge, Arbeitswert- und Artikelpakete, Auftrag wird zur Rechnung. Warenkorbübernahme aus DAT SilverDAT 3, DAT calculatePRO, GT Motive, repdoc und DVSE-Katalogen (Modul Schnittstellen). Anzahlungs- und E-Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD (Modul). Eingehende E-Rechnungen werden angezeigt und geprüft.
• Zahlung und Kasse: Offene-Posten-Listen, Mahnschreiben automatisch aus Rechnungsdatum und Zahlungsbedingung. FIBU-Export DATEV mit oder ohne Belegbild. Modul Kasse mit Schnellwahltasten, Bondrucker, Teilzahlungen, GoBD und TSE-Modul.
• Betrieb: Windows-Desktop, Einzelplatz in der Basisversion, Netzwerkarbeitsplätze als Lizenz. WebConnector für Smartphone und Tablet ohne externe Cloudspeicherung, alternativ Desktop Cloud zur Miete.
• Einstieg Rechnungsfunktion: Basisversion 259 Euro einmalig. Hauptversion zeitlich unbegrenzt nutzbar, Updates kostenpflichtig, 30 Tage Test.

Gut zu wissen: KFZ-Faktura ist ein Kaufprogramm mit modularem Ausbau für Werkstätten, Autohäuser, Handel und Reifenbetriebe und wird nur an Geschäftskunden verkauft. Kasse, Schnittstellen und E-Rechnung sind Module zum Basispreis.

KfzKaufmann

• Hersteller: RU-Software
• Rechnung: Angebote, Aufträge, Rechnungen mit Fahrzeugbezug. Artikel, Arbeitswerte und Preise aus TecDoc, CENTRO digital, ATRis und repdoc, Altteilsteuer wird berücksichtigt. XRechnung mit gemeinsamem Versand von XML und PDF. Versicherungsformulare: Abtretungserklärung, Reparaturdauer- und Reparaturkostenübernahmebestätigung. Für Kleinunternehmer geeignet. eBay-Import verkaufter Artikel mit automatischer Rechnung.
• Zahlung und Kasse: Offene Posten mit Anzahlungen und Teilzahlungen, Mahnungen mit optionaler Mahngebühr. Kassenbuch als separate Zusatzsoftware.
• Betrieb: Windows 10/11 lokal, ohne dauerhafte Internetverbindung. Auf dem Mac nur mit Windows-Umgebung.
• Einstieg Rechnungsfunktion: rund 167 Euro netto einmalig (199 Euro brutto) für den Einzelplatz. Updates freiwillig, Testversion vorhanden.

Gut zu wissen: KfzKaufmann liefert die Versicherungsformulare und die Altteilsteuer als Bestandteil des Programms mit.

KFZ-Meister

• Hersteller: MEComputerservice, Heusweiler
• Rechnung: Kunden- und Fahrzeugstamm; Artikel, Arbeitswerte, Fremdleistungen und Auslagen als Positionstypen in der Basis. E- oder XRechnung ab dem Profi-Paket enthalten. Eingehende E-Rechnungen werden validiert. Schnittstellen zu Teilekatalogen und Herstellern. GoBD-konform.
• Zahlung und Kasse: Keine Angabe (Stand September 2026).
• Betrieb: Windows, lokal installiert.
• Einstieg Rechnungsfunktion: 25 Euro/Monat in der Basis. Kostenlos und unbegrenzt testbar. Laufzeit: keine Angabe.

Gut zu wissen: KFZ-Meister vermietet die Basisversion seit 2025 nur noch monatlich; ein Kauf ist erst ab dem Profi-Paket möglich, in dem auch die E-Rechnung steckt.

SmartWerkstatt

• Hersteller: Smartwerkstatt.cloud UG (haftungsbeschränkt), Trogen
• Rechnung: Rechnung aus dem Auftrag mit Arbeitspositionen in Stunden oder Arbeitswerten, Teilen, Pauschalen wie Kleinteile und Entsorgung, Anzahlungen und Rabatten, mehrere Steuersätze in einer Rechnung. AW-Wert in Minuten und Stundensatz betriebsweit einstellbar. XRechnung und ZUGFeRD ohne Zusatzmodul. Korrektur per Storno mit Gegenbuchung, lückenlose Rechnungsnummern, Änderungsprotokoll.
• Zahlung und Kasse: Dreistufiges Mahnwesen mit Mahngebühr und Verzugszinsen. Mehrere Zahlungsarten je Rechnung, Kartenzahlung an der Annahme. DATEV-Buchungsstapel SKR03/SKR04, auf Wunsch mit Belegbildern; Kassenbuch im Komplett-Tarif. Bankabgleich als Zusatzmodul.
• Betrieb: Cloud im Browser, Hosting in Frankfurt am Main, Mitarbeiterkonten ohne Aufpreis.
• Einstieg Rechnungsfunktion: 25 Euro/Monat im Kleinunternehmer-Tarif, 49 Euro/Monat in der Basis. Keine Mindestlaufzeit, 3 Tage Test.

Gut zu wissen: SmartWerkstatt korrigiert per Storno mit Gegenbuchung, führt lückenlose Nummernkreise und ein Änderungsprotokoll; eine Kasse mit TSE und eine Abtretungserklärung sind nicht ausgewiesen (Stand September 2026).

WERBAS//KSR (NXT, VCS, NET)

• Hersteller: Werbas KSR GmbH
• Rechnung: NXT: Angebot, Auftrag, Rechnung mit und ohne Umsatzsteuer, E-Rechnung, Teilzahlungen, Rechnungskorrektur und Storno, Ersatzteile inklusive Arbeitswerte aus dem Katalog. VCS und NET: dazu Sammelrechnungen, Schadenkalkulation am Fahrzeug und branchenspezifische Sonderfälle.
• Zahlung und Kasse: NXT: Zahlungsübersicht mit überfälligen Rechnungen, verschiedene Zahlungsarten. VCS und NET: offene Posten, Mahnwesen, Cashterminals, Bezahlterminals, DATEV, Lexware, Navision, BMD.
• Betrieb: NXT in der Cloud im Browser, Server in Europa. VCS und NET im Betrieb installiert.
• Einstieg Rechnungsfunktion: NXT 19 Euro/Monat ohne Umsatzsteuer, 39 Euro/Monat mit. Monatlich kündbar, 30 Tage Test. VCS und NET auf Anfrage.

Gut zu wissen: WERBAS//KSR deckt mit drei Produkten Betriebe vom Ein-Mann-Betrieb bis zum Nutzfahrzeugbetrieb ab. NXT bietet nach Aussage des Herstellers „nicht die gesamte Tiefe von VCS oder NET“; Kasse mit TSE und Abtretungserklärung sind für NXT nicht ausgewiesen (Stand September 2026).

Werkstatt Office (STANDARD und PRO)

• Hersteller: HDS-Software GmbH, Bayreuth
• Rechnung: Angebote, Aufträge, Rechnungen und Korrekturbelege GoBD-konform. Arbeitswerte, AW-Kalkulation und Zeiten je Mechatroniker. XRechnung nach EN 16931 mit Prüfung der Pflichtangaben. Schnittstellen zu SilverDAT II und III, TecDoc und Herstellerpreislisten. PRO mit Fahrzeugschein-Scanner.
• Zahlung und Kasse: Mahnwesen mit OP-Überwachung, GoBD-konformes Kassenbuch, DATEV-Schnittstelle. PRO mit TSE-Anbindung.
• Betrieb: Windows-Installation, keine Cloud-Pflicht.
• Einstieg Rechnungsfunktion: STANDARD 25 Euro/Monat für den Einzelplatz. Monatsmiete ohne Lizenzkauf, Kündigung ein Monat zum Quartalsende, kostenlose Testversion.

Gut zu wissen: Werkstatt Office wird nur gemietet, kein Lizenzkauf. STANDARD ist das Rechnungsprogramm, PRO die Ausbaustufe für den ganzen Betrieb.

WinQuick-Kfz

• Hersteller: EDV-Lösungen Frank Müßner, Gronau (Leine)
• Rechnung: Auftragsverwaltung für freie und markengebundene Werkstätten, Autohäuser, Fahrzeughandel und Karosserieinstandsetzung. Basic mit eingeschränkten Modulen, Premium mit allen Modulen und Schnittstellen. Reparaturkostenkalkulation über GT Motive. E-Rechnung: keine Angabe (Stand September 2026).
• Zahlung und Kasse: Eigenes Kassenprogramm WinQuick-Kasse-PG. Mahnwesen: keine Angabe (Stand September 2026).
• Betrieb: Windows. Hybrid-Version mit Datenhaltung in einem deutschen Rechenzentrum und Zugriff von jedem Windows-PC.
• Einstieg Rechnungsfunktion: Basic 599 Euro einmalig ohne Updates oder 31 Euro/Monat Miete mit Updates ohne Mindestlaufzeit (Preisliste Stand 1. Januar 2026). Testversion ohne zeitliche Begrenzung.

Gut zu wissen: WinQuick-Kfz bietet Kauf und Miete nebeneinander an, dazu einen Wartungsvertrag für Kaufversionen.

Rechnungsprogramme

Diese fünf Programme können Rechnungen schreiben, bringen aber weder Arbeitswerte noch eine Warenkorbübernahme aus dem Teilekatalog mit. Lexware Office, orgaMAX und sevdesk verbinden die Faktura mit Buchhaltungsfunktionen; bizSoft und Faktura Kfz können auch lokal betrieben werden. Für Betriebe, die vor allem Pauschalen an Privatkunden abrechnen, kann das völlig genügen. Wer dagegen regelmäßig Katalog-Warenkörbe übernimmt oder Abtretungserklärungen ausfüllt, sollte eher bei den Werkstattprogrammen schauen.

bizSoft

• Hersteller: bizSoft, Österreich
• Rechnung: Das Basismodul bringt Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen und Mahnwesen mit, dazu Kundenverwaltung, eine einfache Artikelverwaltung und E-Rechnung als ZUGFeRD oder Peppol. Artikel und Lager sowie Buchhaltung sind eigene Module für je 14,99 Euro netto im Monat.
• Zahlung und Kasse: Kassenmodul mit Kassenoberfläche, Kassenprotokollen und Bondrucker für 9,99 Euro netto im Monat. Das Buchhaltungsmodul exportiert nach DATEV, BMD, RZL und topal.
• Betrieb: Drei Modelle: Online mit den Daten auf dem Server des Herstellers, Miete für den lokalen PC oder das eigene Netzwerk und Kauf als unbefristete Lizenz, bei der Updates optional sind. Online und Miete laufen als Jahres-Abo.
• Einstieg Rechnungsfunktion: 16,99 Euro netto im Monat für das Basismodul im Online-Abo, 203,88 Euro im Jahr. 30 Tage kostenlos testen.

Gut zu wissen: Österreichischer Anbieter, der sein Kassenmodul auch für Deutschland und die Schweiz ausweist. Ob eine TSE enthalten ist oder separat dazukommt, steht nicht dabei (Stand September 2026); wer in Deutschland bar kassiert, fragt das vor dem Kauf ab.

Faktura Kfz (scoutsystems)

• Hersteller: scoutsystems Software
• Rechnung: Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, Korrekturrechnungen und Abschläge. Mehrwertsteuer variabel, auch ohne Steuer für Kleinunternehmer. ZUGFeRD-E-Rechnung zubuchbar. Import verkaufter Artikel aus eBay und Amazon per Datei, eBay-Konto für die Rechnungsstellung direkt anbindbar.
• Zahlung und Kasse: Mahnungen. Bar-Kasse als Option mit TSE-Unterstützung. DATEV-Datei für Rechnungen und Kasse zubuchbar.
• Betrieb: Windows 7 bis 11, Einzelplatz oder Paket für zehn PCs.
• Einstieg Rechnungsfunktion: rund 143 Euro netto einmalig (169,99 Euro brutto), keine laufenden Kosten. Vor dem Kauf im vollen Umfang testbar.

Gut zu wissen: Faktura Kfz ist die Kfz-Ausgabe eines allgemeinen Rechnungsprogramms von scoutsystems. Werkstattfunktionen wie Fahrzeughistorie oder Katalogschnittstellen: keine Angabe (Stand September 2026). Nicht zu verwechseln mit KFZ-Faktura von Nürenberg Software Solutions.

Lexware Office

• Hersteller: Haufe-Lexware, Freiburg
• Rechnung: Angebote, Rechnungen und Mahnungen ab dem Paket M. E-Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD direkt im Programm, auch für Kleinunternehmer.
• Zahlung und Kasse: Belegerfassung und Belegarchiv schon im kleinsten Paket, Buchhaltung mit EÜR und Umsatzsteuer ab dem Paket L.
• Betrieb: Cloud im Browser, damit auch auf dem Mac.
• Einstieg Rechnungsfunktion: 12,90 Euro netto im Monat im Paket M. Das kleinere Paket für 7,90 Euro kann nur Belege, keine Rechnungen. Monatlich kündbar.

Gut zu wissen: Ein allgemeines Buchhaltungsprogramm mit eigener Seite für Kfz-Betriebe. Arbeitswerte, Teilekatalog, Fahrzeughistorie und Abtretungserklärung sind dort nicht ausgewiesen (Stand September 2026).

orgaMAX Buchhaltung

• Hersteller: deltra Business Software
• Rechnung: Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen, E-Rechnungen senden und empfangen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Sammel-, Abschlags- und Schlussrechnungen ab dem mittleren Paket. Differenzbesteuerung für den Gebrauchtwagenhandel.
• Zahlung und Kasse: Online-Banking-Verknüpfung, elektronisches Kassenbuch, Zugang für den Steuerberater, Schnittstellen zu DATEV und ELSTER.
• Betrieb: Cloud, Anmeldung im Browser.
• Einstieg Rechnungsfunktion: 25,90 Euro netto im Monat im Paket Buchhaltung Kompakt, bei jährlicher Abrechnung 12,95 Euro. Mindestvertragslaufzeit zwölf Monate.

Gut zu wissen: Das einzige der allgemeinen Programme, das die Differenzbesteuerung ausweist, und damit das interessanteste für Betriebe mit Fahrzeughandel. Arbeitswerte, Teilekatalog und Abtretungserklärung fehlen auch hier.

sevdesk

• Hersteller: sevdesk, Offenburg
• Rechnung: Angebote, Rechnungen und Lieferscheine mit durchgehender Referenz, Mahnwesen über mehrere Mahnstufen, ZUGFeRD und XRechnung. Kunden und Fahrzeughalter legt ihr als Kontakte an, Arbeitspositionen und Ersatzteile als Artikel, Fahrzeugdaten kommen über Textblöcke und eigenes Briefpapier auf die Rechnung.
• Zahlung und Kasse: Über dem Rechnungspaket liegt ein Buchhaltungspaket mit Umsatzsteuervoranmeldung und Auswertungen.
• Betrieb: Cloud im Browser.
• Einstieg Rechnungsfunktion: Dauerhaft kostenloser Tarif mit drei Rechnungen im Monat, E-Rechnung inklusive. Das Paket Rechnung kostet 11,90 Euro netto im Monat bei monatlicher Zahlung und wird mit Laufzeit günstiger.

Gut zu wissen: sevdesk schreibt in die eigene FAQ, es gebe „keine spezielle Fahrzeug- oder Werkstattauftragsverwaltung als eigenes Modul“, und für den Fahrzeughandel fehle die Differenzbesteuerung.

Weitere Programme

Für Autohäuser mit Werkstatt, Teilelager und Fahrzeughandel gibt es Komplettlösungen, bei denen die Rechnung aus Auftrag, Teilewirtschaft und Fahrzeughandel heraus entsteht. Neben WERBAS//KSR NET gehören dazu Loco-Soft mit Anbindung an 27 Marken und eigener Finanzbuchhaltung, KfzPilot von attRiBut mit über 300 Daten- und Prozessschnittstellen zu Herstellern, Lieferanten und Finanzbuchhaltung sowie Betzemeier. Für die reine Frage „Wie schreibe ich eine Werkstattrechnung?“ sind solche Komplettlösungen allerdings eine Nummer größer.

Am anderen Ende stehen allgemeine Warenwirtschafts- und Verwaltungsprogramme, die sich ebenfalls in einer Werkstatt einsetzen lassen, aber nicht speziell für diesen Anwendungsfall gebaut sind: desk4, VARIO mit einer kostenlosen Vollversion bis 1.000 Belege im Jahr und ADDIGO, dazu FastBill und SumUp. Auch hier gilt: Arbeitswerte, Katalog-Warenkörbe, Fahrzeughistorie und Abtretungserklärung sind auf den Kfz-Seiten nicht ausgewiesen (Stand September 2026).

Häufige Fragen zum Rechnungsprogramm für die KFZ-Werkstatt

Gibt es ein kostenloses Kfz-Rechnungsprogramm?

Ein kostenloses Werkstattprogramm mit den typischen Werkstattfunktionen ist in diesem Vergleich nicht dabei. Kostenlose Tarife gibt es vor allem bei allgemeinen Programmen und mit Einschränkungen: sevdesk erlaubt im Gratis-Tarif drei Rechnungen im Monat, VARIO bietet eine Vollversion bis 1.000 Belege im Jahr. Ohne Zeitlimit testen lassen sich WinQuick-Kfz und KFZ-Meister, 30 Tage lang KFZ-Faktura, WERBAS//KSR NXT und bizSoft, sieben Tage lang easyWerkstatt. Der günstigste laufende Einstieg in der Tabelle ist WERBAS//KSR NXT für Kleinunternehmer mit 19 Euro im Monat; beim Kauf ist Faktura Kfz von scoutsystems mit rund 143 Euro netto am günstigsten, allerdings ohne ausgewiesene Werkstattfunktionen. Wer wirklich nichts ausgeben möchte, kann mit einer Rechnungsvorlage starten; easyWerkstatt stellt dafür eine Vorlage für Kfz-Werkstätten bereit.

Wie erstelle ich eine Kfz-Rechnung richtig?

Zu den Pflichtangaben nach § 14 UStG kommen in der Werkstatt einige Angaben und Besonderheiten hinzu: Kennzeichen, Fahrgestellnummer und Kilometerstand, die getrennte Ausweisung von Arbeitsleistungen, Ersatzteilen und Material nach den Kfz-Reparaturbedingungen, gegebenenfalls Altteilpfand und Altteilsteuer, Fremdleistungen als eigene Positionen sowie der Verweis auf den Kostenvoranschlag mit separat aufgeführten Zusatzarbeiten. Bei Gewerbekunden greifen für die E-Rechnung die genannten Übergangsfristen; private Endverbraucher sind davon nicht betroffen.

Was fehlt einem normalen Rechnungsprogramm in der Werkstatt?

Vor allem vier Funktionen fehlen allgemeinen Rechnungsprogrammen typischerweise: Arbeitswerte als Vorgabezeit, die Warenkorbübernahme aus dem Teilekatalog, eine Fahrzeughistorie und die Abtretungserklärung im Unfallschaden. Auf den Kfz-Seiten der allgemeinen Programme sind diese Funktionen nicht ausgewiesen; sevdesk nennt das Fehlen einer speziellen Fahrzeug- oder Werkstattauftragsverwaltung selbst. Wer Pauschalen an Privatkunden abrechnet, kann darauf gut verzichten. Wer dagegen Arbeitswerte kalkuliert und Teile aus dem Katalog bestellt, merkt die fehlenden Funktionen schnell an jeder einzelnen Rechnung.

Welches Rechnungsprogramm passt zu einer Kfz-Werkstatt?

Die passende Lösung hängt vor allem an drei Fragen: Kaufen oder Abo? Bargeld an der Annahme oder nicht? Regelmäßig Versicherungsfälle oder nicht? Wer eine Windows-Kaufsoftware sucht, findet die entsprechenden Programme im Abschnitt „Kaufen, mieten oder im Abo nutzen?“. Wer lieber im Browser und auf mehreren Geräten arbeitet, schaut sich die Cloud-Angebote an. Bei Bargeld sollte vor dem Kauf klar sein, ob die Kasse mit TSE enthalten ist oder als Modul dazukommt. Karosserie- und Lackierbetriebe sollten bei der Schadenkalkulation beginnen.

Fazit

Eine gute Werkstattrechnung entsteht nicht erst beim Klick auf „Rechnung“. Im Idealfall sind Teile, Arbeitswerte und Fahrzeugdaten schon im Auftrag sauber erfasst und wandern von dort in die Rechnung. Wer Bargeld annimmt, sollte vorab klären, ob eine Kasse mit TSE benötigt wird oder die offene Ladenkasse genutzt werden soll. Bei Unfallschäden sind Abtretungserklärung und Kalkulationsübernahme entscheidend. Und beim Vergleich von Kauf und Abo lohnt sich ein Blick über den Monatspreis hinaus: Beim Kauf gehören Module und mögliche Versionsupdates in die Rechnung, beim Abo spielen Nutzerzahl und Geräte eine Rolle.

Alles, was über die reine Rechnung hinausgeht – etwa Werkstattplanung, Lager, Reifeneinlagerung oder Kundenkommunikation – findet ihr im Vergleich der Werkstattsoftware für Kfz-Betriebe. Wenn ihr lieber anhand von vier Fragen eine erste Auswahl treffen möchtet, könnt ihr unseren Schnell-Check nutzen.